Accessible à partir du site www.opcalia-idf.com à l’aide d’un numéro d’identification et d’un mot de passe, OPCABOX permet aux entreprises adhérentes d’accéder à toute l’information relative à la gestion de leur dossier formation. L’utilisateur saisit en ligne ses demandes de prises en charge et reçoit systématiquement un accusé de réception. Il accède également à des statistiques et des tableaux de bord actualisés au jour le jour (plan de formation et professionnalisation, historiques individuels, suivi de budgets prévisionnels, dépenses par service...).
Toutes les informations saisies par les entreprises sont automatiquement imputées sur leur dossier, qui est ainsi réactualisé en moins de 24 heures. Grâce à ces informations, les conseillers formation d’OPCALIA Ile-de-France sont en mesure de proposer aux entreprises des actions mieux ciblées et plus adaptées à leur environnement économique, en identifiant précisément les financements qui peuvent être mobilisés.

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Logiciel de gestion administrative et financière du plan de formation, GEFLOG permet de recenser les besoins de formation, de construire un catalogue de formation, d’élaborer le plan de formation prévisionnel, de suivre les actions et les budgets associés, d’automatiser les déclarations, d’éditer des tableaux de bord… GEFLOG s’adapte facilement aux exigences des entreprises grâce à son accès sécurisé via Internet (sans configuration spécifique), sa fonction « Utilisateurs multiples » (avec consolidation multi-niveaux), son système de gestion des droits et sa compatibilité garantie pour une exploitation des données sous Excel. GEFLOG permet aussi d’automatiser les tâches récurrentes : convocations, attestations de présence, factures de frais annexes, demandes de remboursement… Il propose aussi une entrée par salarié afin d’assurer la gestion des compteurs DIF ou de suivre les parcours de formation de façon individualisée.

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Quel est le nouveau régime d’exonération applicable au contrat de professionnalisation ? Peut-on être tuteur à temps partiel ? Depuis quand la déclaration 2486 est-elle supprimée ? Quelles sont les conditions d’imputabilité d’une formation à distance ? Toutes les réponses à vos questions sur la formation professionnelle continue sont sur INFOPCALIA. Le service juridique du réseau OPCALIA, qui s’engage à donner une réponse personnalisée sous 48 heures, est accessible en composant le numéro indigo 0825 86 86 08 (0,15€/min TTC) du lundi au vendredi, de 9h30 à 12h00 et de 14h00 à 17h00. Les entreprises peuvent également adresser leurs questions à info@opcalia.com.

Pour aider ses entreprises adhérentes à mettre en œuvre leur plan de formation ou à répondre à un besoin ponctuel, OPCALIA Ile-de-France s’est doté d’un service spécialisé dans la recherche d’organismes de formation. Sur la base d’un questionnaire (type de formation, contexte, public, objectifs...), que l’entreprise peut remplir en ligne sur www.opcalia-idf.com, OPCALIA Ile-de-France élabore un cahier des charges et lance une consultation. Au minimum, trois organismes de formation sont proposés à l’entreprise, qui choisit ensuite celui qui répond le mieux à sa demande.

OPCALIA Ile-de-France édite chaque année le Guide des formations collectives qui a pour vocation de faciliter l’accès à la formation des salariés des TPE-PME. Principales caractéristiques de ce guide : des thématiques diversifiées, sélectionnées après enquête auprès des entreprises par les équipes d’OPCALIA Ile-de-France, des formations d’une durée de un à trois jours qui vont à l’essentiel, des démarches administratives simplifiées au maximum. La totalité des coûts pédagogiques est prise en charge par OPCALIA Ile-de-France pour les entreprises de moins de 10 salariés et ils ne s’élèvent qu’à 50 euros HT par stage pour les entreprises de 10 à 50 salariés. Le guide des formations collectives est également ouvert aux salariés handicapés, quelle que soit la taille de leur entreprise.

Les Instantanés RH ? Une palette de formations qui permettent d’acquérir, en une seule journée, l’essentiel des connaissances sur des thèmes d’actualité liés à la gestion des ressources humaines et à la formation continue. Exemples ? Manager la diversité ; Organiser le transfert des compétences ; Réussir la mise en place de l’entretien annuel d’évaluation ; Intégrer et fidéliser ses collaborateurs.
Organisées à Paris et dans les différents départements franciliens, ces sessions, qui s’adressent aux entreprises de plus de 50 salariés, n’ont pas vocation à l’exhaustivité. Il s’agit de proposer un tour d’horizon sur les méthodes, les outils et les pratiques existants sur une thématique afin d’aider les entreprises à identifier des pistes d’action en matière d’organisation du travail pour développer les compétences, maintenir l’employabilité des salariés, anticiper l’évolution des métiers, impulser des démarches de changement... A moindre frais, puisque OPCALIA Ile-de-France prend en charge l’intégralité des coûts pédagogiques.

OPCALIA Ile-de-France met à la disposition de ses entreprises adhérentes une collection de guides pratiques, véritables modes d’emploi des dispositifs de la formation professionnelle continue. Trois guides sont actuellement disponibles sur simple demande : les entretiens en entreprise ; la professionnalisation (contrats, périodes et tutorat) ; le Droit individuel à la formation (DIF). Définitions, modalités d’utilisation, conditions de financement, outils, documents-types... Chacun de ces guides est construit sur le même principe afin de faciliter l’appropriation des dispositifs et leur mise en œuvre opérationnelle.

OPCALIA Ile-de-France met à la disposition de ses entreprises adhérentes une gamme de kits méthodologiques sur la gestion des compétences. Parmi les kits actuellement disponibles : Acheter et évaluer une prestation de formation ; Gérer et anticiper les emplois et les compétences ; Devenir tuteur : objectif professionnalisation ; Elaborer et manager le plan de formation de son entreprise ; Valoriser et valider l'expérience par la VAE. Chacun de ces kits propose une démarche structurée autour de documents prêts à l’emploi que les utilisateurs peuvent adapter à leur structure et à leurs objectifs.

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